Proses Aplikasi Visa untuk Peneliti/Ilmuwan ke Saudi Arabia

Ditulis oleh: Danang Ambar Prabowo

Maret 2017 ini menggenapi satu tahun saya dan istri tiba di Arab Saudi dan memulai karir sebagai peneliti postdoctoral di Red Sea Research Center, KAUST. Tulisan ini bertujuan merangkum proses aplikasi visa kerja (dan keluarga) saya ke Arab Saudi melalui Jepang yang cukup melelahkan. Barangkali ada rekan mahasiswa Indonesia di Jepang yang tertarik melanjutkan postdoc ke KAUST dapat mengambil manfaat dari informasi ini. Untuk yang berangkat dari negara selain Jepang, silakan konfirmasi ke kedutaan Arab Saudi di negara yang akan menjadi point of origin.

Layaknya para calon postdoc KAUST asal Indonesia lainnya, mendapatkan tawaran postdoc di kampus nan megah seperti KAUST tentunya adalah hal yang paling ditunggu-tunggu setelah proses seleksi yang sangat kompetitif dari calon profesor. Namun, sedikit dari kami yang mengetahui bahwa, mendapat tawaran posisi postdoc (bahkan menandatangi kontraknya sekalipun) tidak menjamin bahwa kami akan dapat memulai karir akademis di KAUST secepatnya. Proses aplikasi postdoc di kampus ini ternyata sangat rumit, panjang dan melelahkan. Pengalaman Mas RK Aditya and Mas Arief Yudhanto, dua senior postdoc di KAUST, cukup memberikan gambaran rinci di tulisan sebelumnya tentang postdoc, benefit dan proses aplikasi mereka ke KAUST.

Tulisan saya ini lebih saya fokuskan ke rincian dan update (per Januari-Maret 2016) mengenai proses aplikasi visa kerja ke KAUST melalui Jepang.

Proses inisiasi kontrak kerja seorang postdoc di KAUST dilakukan oleh professor. Staf rekrutmen kemudian memberikan berbagai formulir yang harus diisi dan memberitahukan adanya proses wawancara dengan manager HR KAUST. Selepas wawancara dan dinyatakan OK, staf HR akan memberikan surat kontrak kerja berisi berbagai poin kesepakatan yang harus kita tanda tangani, namun dengan kondisi bahwa kontrak kerja tersebut hanya berlaku apabila kita dapat memenuhi syarat di tahapan berikutnya hingga akhirnya mendapatkan visa kerja.

Secara garis besar tahapan setelah menandatangani kontrak kerja adalah sebagai berikut. Sebagai catatan, beberapa proses harus dilakukan tahap demi tahap sementara proses lainnya bisa dilakukan secara bersamaan.

1. Background check (verifikasi latar belakang)
   KAUST akan mengkontrak perusahaan international yang memiliki pengalaman dalam hal verifikasi latar belakang calon pekerja. Dalam kasus saya, perusahaan yang ditunjuk adalah Hire Right. Saya diminta mengisi formulir secara online dengan selengkap-lengkapnya yang kemudian akan diverifikasi oleh perusahaan tersebut. Saking ketatnya tahapan background check ini, saya beberapa kali diminta untuk memberikan info tambahan berkaitan dengan pengalaman kerja ataupun studi. Tips: Isi data diri dengan sejelas-jelasnya namun hindari informasi diri yang sifatnya ambigu. Hal ini akan membuat proses verifikasi biodata diri semakin lama. Misal kasus saya, di bagian pengalaman kerja, saya mencantumkan bahwa saya pernah bekerja sampingan sebagai trainer motivasi di sekolah-sekolah dan beberapa kampus. Ternyata Hire Right meminta saya menunjukkan bukti bahwa saya benar-benar bekerja part time. Namun karena kerjaan trainer waktu itu sifatnya informal, bukti yang dapat saya berikan hanyalah surat undangan atau sertifikat dari panitia (kebetulan ada yang saya scan di komputer). Proses background check saya membutuhkan waktu sekitar 1 bulan. Keputusan akhir mengenai hasil background check tetap di berada di KAUST. Jika semua OK, selanjutnya KAUST akan mengajukan perizinan kerja kita ke pemerintah Arab Saudi.
2. Aplikasi visa kerja ke Arab Saudi melalui Jepang
   Idealnya, proses aplikasi visa dilakukan setelah background check selesai dan hasilnya dinyatakan lolos oleh KAUST. Untuk kasus saya, pihak KAUST menginstruksikan untuk memulai proses aplikasi visa sambil menunggu hasil verifikasi latar belakang karena waktu yang dibutuhkan untuk background check ternyata lebih lama. Secara efisiensi ini bagus. Akan tetapi apabila selama berlangsungnya proses aplikasi visa kerja ini ternyata hasil verifikasi latar belakang kita dinyatakan gagal, konsekuensinya seluruh proses aplikasi visa juga akan dianggap gagal.

Tahapan mengurus dokumen untuk aplikasi visa dapat dilihat di Gambar 1.

Gambar 1. Persyaratan dan alur legalisasi dokumen untuk aplikasi visa kerja postdoctoral

Pastikan paspor yang kita miliki masih valid lebih dari 6 bulan dan ada halaman yang kosong. Untuk posisi postdoc, visa Arab Saudi yang harus didapat adalah jenis visa Kerja atau Work visa. Sementara untuk istri atau anak adalah Dependent visa. Biasanya, dependent (keluarga: istri dan anak) tidak diperbolehkan untuk mendaftar visa secara bersamaan dengan kita (sponsor utama bagi keluarga). Tujuannya adalah agar pemberi nafkah utama keluarga dapat mempersiapkan diri (keuangan, rumah, dan lainnya) selama beberapa bulan di Arab Saudi sebelum mengajak keluarga. Namun, ada pengecualian untuk kondisi tertentu, termasuk buat para calon postdoc di KAUST

Kedutaan Arab Saudi di Tokyo tidak melayani aplikasi visa secara langsung orang per orang, melainkan melalui agen resmi bernama VFS Tasheel yang berlokasi di kota yang sama. Kunjungi website VFS Tasheel Tokyo untuk melihat persyaratan apa saja yang harus disiapkan untuk aplikasi visa. Setidaknya ada 6 dokumen yang harus disiapkan dan dilegalisasi (Gambar 1).

• Buku nikah dan akte kelahiran (istri dan anak) (Gambar 1).

Semua dokumen ini harus diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris, bisa melalui jasa penerjemah tersumpah atau, seperti kasus saya, menerjemahkannya sendiri. Fotokopi dokumen asli buku nikah dan akte lahir serta lembar terjemahannya harus dilegalisasi di KBRI Tokyo atau KJRI Osaka dengan menunjukkan dokumen asli. Biaya legalisasi waktu itu untuk semua dokumen kurang dari 10,000 yen. Tetapi silakan konfirmasi ulang ke pegawai KBRI/KJRI yang berwenang sebelum memproses dokumennya. Jika, lokasi Anda jauh, proses legalisasi ini bisa dilakukan melalui pos, misalnya menggunakan jasa kurir khusus (Letterpack 500). Proses legalisasi berlangsung antara 3-7 hari, tergantung banyaknya dokumen yang sedang diproses.

• Medical checkup dan health certificate (berbahasa Inggris) (Gambar 1). Health certificate diperoleh setelah melakukan general medical checkup. Semua anggota keluarga yang akan berangkat bersama/mendaftar visa harus melalui proses ini. Untuk balita atau anak di bawah umur, silakan konfirmasi ke VFS Tasheel. Sebaiknya, proses ini dilakukan di rumah sakit pemerintah atau rumah sakit palang merah (red cross). Hal ini bertujuan agar proses legalisasi dokumen kesehatan di Ministry of Foreign Affairs (MOFA) dapat berlangsung dengan cepat. Sertifikat kesehatan bisa saja diperoleh dari rumah sakit swasta, namun sebelum bisa dilegalisasi di MOFA, ada banyak proses dan biaya yang harus dikeluarkan untuk membuktikan keabsahan dokumen kesehatan yang diperoleh dari rumah sakit swasta (e.g. pra-legalisasi dokumen dan stempel rumah sakit swasta di notaris publik).

Medical checkup meliputi check kondisi kesehatan secara umum dan hal khusus seperti penyakit menular (e.g. AIDS, TBC, Hepatitis, Siphilis, dll., cek kembali situs VFS Tasheel). Biaya medical checkup berkisar antara 20,000-60,000 yen perorang (silakan konfirmasi ke rumah sakit yang bersangkutan). Pastikan bahwa dokumennya dalam Bahasa Inggris dan dibubuhi stempel resmi rumah sakit (ada beberapa RS yang tidak bisa mengeluarkan dokumen dalam Bahasa Inggris). Proses medical checkup dan mendapatkan sertifikatnya membutuhkan waktu 1-2 hari tergantung proses dan kondisi RS.

• Official academic transcript dan letter of graduation (berbahasa Inggris) (Gambar 1).

Kedua dokumen dapat diperoleh dari kampus tempat pendaftar mendapatkan gelar kelulusannya masing-masing. Hanya calon postdoc saja yang perlu menyiapkan dokumen ini dan dan hanya ijazah S3 saja yang diperlukan (kecuali ijazah lainnya diminta). Pastikan dokumennya berbahasa Inggris dan diberi stempel resmi kampus. Biasanya dokumen ini diberikan dalam amplop tersegel (jangan dibuka!). Kampus memerlukan waktu sekitar 7-10 hari untuk mengeluarkan dokumen yang dimaksud. Sekalian minta beberapa salinan untuk jaga-jaga. Biayanya gratis. Jangan gunakan ijazah asli!

• Police criminal clearance certificate (Berbahasa Inggris) (Gambar 1).

Calon postdoc dan seluruh anggota keluarga berumur >17 tahun wajib mendapatkan dokumen ini dari kantor kepolisian yang berwenang mengeluarkan surat yang dimaksud. Biasanya di kota-kota besar, kantor polisi pusat kota dapat menerbitkan surat tersebut. Di beberapa wilayah, surat tersebut hanya bisa didapat di kantor pusat propinsi (prefecture). Untuk syarat mendapatkan dokumen ini, silakan merujuk ke website kepolisian wilayah masing-masing. Untuk wilayah Okinawa misalnya, dokumen yang diperlukan antara lain: paspor, Japanese ID card, dan mengisi form yang bisa didownload atau diperoleh ketika datang ke kantor polisi. Setelah 7-10 hari, surat dapat diambil ke kantor polisi tanpa biaya (biasanya staf kepolisian akan menelpon). Sertifikat yang diperoleh ini berada dalam amplop yang tersegel dan tidak boleh dibuka oleh kita.

3. Proses legalisasi dokumen di MOFA (Gambar 1)

Dokumen yang perlu dilegalisasi: Health certificates, Official Academic Transcript, Letter of Graduation dan Police Criminal Clearance Certificate

Syarat legalisasi di MOFA: Semua dokumen di atas tidak boleh berumur lebih dari 3 bulan sejak tanggal dikeluarkan! (Oleh karenanya sangat penting di sini untuk memiliki perencanaan waktu yang baik agar semua dokumen dapat diproses dalam waktu bersamaan).

Salah satu keuntungan mendaftar postdoc ke KAUST dari Jepang (menurut saya) adalah efektifitas pelayanan, efisiensi waktu kerja serta keamanan dokumen dalam mengurus seluruh proses administrasi. Prosesnya adalah sebagai berikut:

• Baca dengan seksama informasi dan prosedur sertifikasi dokumen di MOFA http://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html

Jika ada yang kurang jelas, sebaiknya hubungi mereka melalui telepon (nomor kontak ada di halaman web di atas).

• Karena lokasi saya di Okinawa jauh dari kantor MOFA di Tokyo, maka MOFA bersedia memberikan layanan melalui surat menyurat. Untuk yang berdomisili di Tokyo dan sekitarnya, bisa langsungdatang langsung ke kantor MOFA untuk menyerahkan dan mengambil dokumen.
• Dokumen saya tiba di MOFA 1 hari kemudian setelah pengiriman dari Okinawa (dengan JP Post Letterpack 500) dan langsung diproses oleh staf MOFA. Pihak MOFA akan menghubungi kita melalui telefon jika ada hal-hal yang perlu dikomunikasikan. 2 hari kemudian saya mendapatkan semua dokumen kembali melalui pos. Biaya legalisasinya GRATIS.

4. Proses legalisasi dokumen di Kedutaan Arab Saudi di Tokyo (Gambar 1)

Dokumen yang perlu dilegalisasi:

Semua dokumen yang sudah di legalisasi di MOFA pada langkah sebelumnya:Health certificates, Official Academic Transcript, Letter of Graduation dan Police Criminal Clearance Certificate

Semua dokumen yang sudah dilegalisasi di MOFA harus dilegalisasi di kedutaan Arab Saudi di Tokyo. Berhubung proses ini tidak bisa dilakukan dengan datang langsungsecara personal untuk menyerahkan berkasnya, maka jalan satu-satunya adalah melalui agen resmi (legal affairs office) yang ditunjuk oleh kedutaan Arab Saudi di Tokyo. Ada beberapa agen yang ditunjuk oleh kedutaan Arab Saudi untuk mengurus ini, misalnya agen yang biasa menangani urusan haji dan umroh atau agen yang memang khusus menangani urusan legal affairs. Silakan cek masing-masing agen yang sesuai karena harganya pun berbeda-beda. Waktu itu saya memakai jasa agen Jepang bernama Cut Bell (http://www.cut-bell.com/category/2021616.html) untuk proses legalisasi ini. Agen ini memberikan layanan yang sangat baik, meski harganya juga lumayan mahal. Untuk seluruh proses legalisasi dokumen saya menghabiskan sekitar 25,000 yen per orang (saya berdua dengan istri). Proses legalisasi dokumen berlangsung selama 2 mingguan.

Per Desember 2015, dokumen yang berupa ijazah dan transkrip harus dilegalisasi di dua divisi, yaitu Cultural Section dan Consular Section. Sementara Sertifikat medical checkup hanya dilegalisasi di Consular Section. Pihak agen biasanya sudah tahu apa yang harus dilakukan, tapi sebaiknya tetap dijelaskan ulang alur yang diperlukan (Gambar 1).

1. Step A, Official academic transcript dan letter of graduation (keduanya sudah harus dilegalisasi di MOFA) kita kirimkan ke agen resmi melalui pos (bila jauh dari Tokyo) harus dilegalisasi di bagian Cultural Section Kedutaan Arab Saudi terlebih dahulu. Tunggu hingga proses legalisasinya Step A selesai dan kedua dokumen tersebut kita terima kembali dari agen (proses 1-2 minggu).
2. Step B, Dua dokumen di Step A di atas dan Health Certificate (terlegalisasi di MOFA) kita kirimkan kembali ke agen resmi untuk dilegalisasi di bagian Consular Section Kedutaan Arab Saudi. Tunggu hingga proses legalisasinya Step A selesai dan kedua dokumen tersebut kita terima kembali dari agen (proses 1-2 minggu).

Hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam menyiapkan dokumen dan mendaftar VISA adalah perencanaan waktu yang baik dan matang agar tidak ada tahapan yang tertinggal atau salah, mengingat keseluruhan prosesnya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Terlebih jika posisinya jauh dari Tokyo. Jangan lupa untuk banyak-banyak berdoa dan meminta doa dari orang-orang soleh dan keluarga.

Setelah semua dokumen di atas selesai dilegalisasi dan diperoleh kembali, selanjutnya adalah menunggu atau memastikan hasil background check sudah selesai dan kita dinyatakan lolos oleh KAUST. Setelah dinyatakan lolos background check, maka KAUST akan mendaftarkan diri kita ke Ministry of Labor Saudi Arabia untuk mendapatkan working permit yang berguna untuk mendaftar visa kerja. Pengalaman pribadi kemarin, saya memulai proses mengumpulkan seluruh dokumen aplikasi visa ke KAUST sejak awal Januari 2016 dan mendapatkan surat izin kerja dari KAUST awal Februari 2016. Alhamdulillah, semua dokumen dan proses berlangsung lancer selama kurang lebih 1 bulan.

Setelah semua dokumen untuk aplikasi visa terpenuhi, kunjungi kembali website VFS Tasheel Tokyo dan buat jadwal untuk datang ke kantornya di Tokyo. Aplikasi visa ke Saudi tidak dapat dilakukan melalui pos, sehingga harus datang langsung ke kantor VFS Tasheel untuk pengambilan data biometric (wajah dan sidik jari). Proses aplikasi VISA di VFS Tasheel Tokyo berjalan sangat cepat asalkan semua dokumennya lengkap. Pastikan ukuran foto yang diserahkan adalah 4 x 3 cm (panjangnya 4 cm dan tingginya 3 cm, atau horizontal), bukan 3 x 4 cm. Visa saya dan istri disetujui dan selesai dalam waktu 1 hari dan langsung dikirim melalui pos ke Okinawa. Alhamdulillah.

Biaya aplikasi visa sekitar 10,000 yen per orang (Februari 2016). Per 2 Oktober 2016, biaya visa telah berubah, silakan konfirmasi ke VFS Tasheel Tokyo untuk total biaya aplikasi visa. Untuk keseluruhan proses, dari menyiapkan dokumen hingga mendapatkan visa, saya dan istri menghabiskan >100,000 yen. Biaya paling besar adalah transportasi, akomodasi dan agen untuk membantu proses legalisasi karena lokasi kami yang sangat jauh dari Tokyo. Beruntung, KAUST akan memberikan ganti biaya proses relokasi, sehingga biaya yang kita keluarkan selama proses aplikasi visa tertutupi setibanya di KAUST.

Selepas mendapatkan VISA Arab Saudi di awal bulan Maret 2016 (>6 bulan yang saya perlukan untuk proses mendaftar postdoc di KAUST), saya dan istri bergegas mengurus proses kepindahan dari Jepang langsung ke Arab Saudi. Beruntung pihak relokasi KAUST sangat membantu dalam urusan pindahan, juga teman-teman mahasiswa Indonesia di Okinawa, sehingga semuanya berjalan dengan lancar ditengah kelelahan melalui proses yang panjang dan menguji kesabaran hingga batas maksimal waktu itu.

Tak terasa, 5.5 tahun (Oktober 2010- Maret 2016) lamanya Okinawa telah menjadi “rumah” bagi saya dan istri.  dan tiba juga waktu untuk meninggalkan pulau yang indah dengan penduduknya yang ramah ini. Tak terasa pula, 6 bulan lamanya diuji oleh Allah untuk bersabar dengan ketidakjelasan status pekerjaan, keterbatasan dana, proses aplikasi yang sering bikin senewen dan emosi. Diuji untuk selalu berpikir optimis dan berprasangka baik pada Allah dalam berbagai kondisi. Pada akhirnya, semua proses nan panjang ini tak akan mungkin terlalui kecuali berkat izin Allah semata dan hanya berserah diri kepada-Nya sajalah jalan terbaik yang bisa dilakukan selepas semua ikhtiar terbaik telah kita lakukan. Alhamdulillah, di pertengahan Maret 2016, setahun lalu, kami akhirnya tiba di tepian Laut Merah, di sebuah kampus nan megah bernama KAUST. Bissmillah… semoga perjalanan kami di negeri “baru” ini senantiasa diridhoi Allah.