Kira-kira dua hingga beberapa minggu (biasanya proses pendaftaran di spring semester jauh lebih cepat) setelah proses seleksi berakhir, KAUST akan mengabari hasil seleksi, apakah diterima atau sebaliknya via email. Pengumuman ini bersifat tertutup dan personal yang akan diakses dari akun yang telah dibuat sewaktu pendaftaran. Untuk pendaftar yang diterima, akan ditanya kembali melalui pengisian aplikasi online lain apakah pendaftar menerima keputusan penerimaan tersebut atau tidak. Jadi, di sini sebenarnya seseorang bisa saja memutuskan untuk tidak mengambil tawaran tersebut.
Beberapa hari setelah aplikasi konfirmasi penerimaan dilengkapi, pihak KAUST akan mengabari bahwa akan ada bagian dari mereka yang akan membantu mengurusi kepindahan kita ke sana, yakni onboarding advisor. Si advisor pun kemudian akan menghubungi kita dan meminta kita melengkapi onboarding form dan medical questionnaire sebagai tahap awal pembuatan calling visa. Formulir ini berisi data personal terutama yang menyangkut lokasi pembuatan visa, bandara internasional terdekat serta data keluarga yang akan dibawa serta (dependents). Di sini perlu dilampirkan copy dokumen-dokumen seperti foto, paspor yang sudah 3 nama, serta akte kelahiran dan surat nikah bagi yang akan membawa keluarganya. Setelah onboarding form ini dilengkapi, kita akan diminta menunggu maksimal selama 2 minggu hingga calling visa selesai.
Pembuatan Visa
Bila calling visa sudah diterima kita bisa sedikit lega karena setengah perjalanan sudah terlewati. Calling visa yang diterima akan berupa tabel berisi nama, nomor paspor, tempat pengambilan visa dan jenis visa. Sekedar informasi, di Saudi Arabia hanya ada 4 jenis visa yaitu: visa pelajar, visa bisnis, visa umrah/haji dan visa kunjungan keluarga. Sebaiknya pada tahapan ini segala dokumen pembuatan visa sudah disiapkan sehingga segera setelah calling visa diterima visa bisa segera diproses.
Visa sebenarnya bisa diurus sendiri atau bisa juga ditangani oleh agen. Untuk warga KAUST, pilihan kedua ini jauh lebih baik karena kita tidak perlu turun tangan langsung (kecuali untuk medcheck) ke Jakarta dan kita juga tidak dibatasi oleh biaya karena semua biaya pembuatan visa mulai dari cetak foto, bayar agen hingga visa jadi (kecuali biaya transportasi) akan diganti pihak KAUST (asalkan ada bukti resminya). Agen yang biasa digunakan mahasiswa cukup banyak, mulai dari yang bertebaran di depan kedutaan besar arab hingga agen dari orang-orang dalam kedutaan dan PJTKI.
Meski sedikit beragam bergantung pada agen yang digunakan, aplikasi visa ke Arab Saudi umumnya membutuhkan sejumlah dokumen, yaitu:
1. Paspor asli.
Paspor yang dikirimkan harus sudah terdiri dari 3 nama (misal: Siti Julaeha Samsudin). Perpanjangan nama bisa diurus di kantor imigrasi masing-masing tanpa biaya.
2. Calling visa berbahasa arab.
Calling visa yang dikirim dari KAUST biasanya hanya berupa body text email berbahasa inggris. Oleh karena itu, mintalah draft-nya dalam bahasa arab kemudian di-print.
3. Ijazah S1 (untuk pelamar S2) dan ditambah ijazah S2 (untuk pelamar S3).
Ijazah ini umumnya harus ditranslasikan dahulu ke dalam bahasa arab lalu dilegalisasi secara berurutan di DIKTI – Kemenkumham – Kedutaan. Proses translasi dan legalisasi ini bisa langsung ditangani agen dengan hanya mengirimkan scan ijazah asli. Khusus untuk proses legalisasi di DIKTI, karena lembaga tersebut tidak memiliki layanan melegalisasi ijazah lokal, maka terkadang diperlukan surat pendukung yang dibuat universitas asal yang menyatakan bahwa kita adalah benar alumni dari universitas tersebut.
4. Hasil medcheck.
Bagi para pelamar visa, medical check up adalah hal yang biasa. Akan tetapi, khusus untuk visa ke arab dan ke beberapa negara GCC yang lain, medcheck ini hanya bisa dilakukan melalui suatu lembaga bernama GAMCA (G.C.C. Approved Medical Centres” Association). Untuk memulai proses medcheck, sebaiknya kita mentransfer terlebih dahulu biayanya (tahun 2012 sebesar Rp. 1 juta) ke nomor rekening Mandiri 1220004376441 atas nama Asosiasi GAMCA Indonesia. Jumlahnya bisa dikonfirmasi terlebih dahulu via telepon (karena biasanya biaya naik dalam periode tertentu) ke kantor pusat GAMCA di Jakarta.
Alamat kantor GAMCA :
Jl. Kalibata Raya, Gedung Binawan, Lobby 2 lantai 1
Telp : 021-28820073, 28820081
Setelah itu kita datang langsung ke kantor GAMCA untuk melakukan pendaftaran disertai pengambilan foto dan sidik jari dengan menunjukkan bukti pembayaran. Bila kita datang sebelum membayar, proses pendaftaran tidak bisa dilakukan. Setelah daftar, pihak GAMCA akan menunjuk suatu medical center dimana kita akan dites. Daftar medical center yang biasa dirujuk GAMCA ada di sini. Dalam hal ini, center yang digunakan tidak bisa kita tentukan sendiri tapi berdasarkan rujukan dari GAMCA. Proses medcheck itu sendiri sebenarnya sangat sederhana mulai dari pemeriksaan Rontgen, darah, urine, mata dan pemeriksaan fisik secara langsung. Proses ini selesai dalam waktu 1-3 jam saja. Keesokan harinya hasil medcheck bisa diambil di tempat kita tes, atau bisa juga dikirimkan ke alamat tertentu yang kita minta. Hasil inilah yang selanjutnya kita bawa ke kedutaan.
5. Foto berlatar belakang putih atau merah (bergantung agen) ukuran 4×6 4 lembar.
6. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) dari Mabes Polri.
7. Surat nikah bagi yang akan membawa pasangan.
Terkadang surat ini perlu ditranslasi terlebih dahulu ke bahasa arab, tergantung agen. Surat ini kemudian dilegalisasi di KUA tempat menikah.
8. Akte kelahiran anak bagi yang akan membawa anak.
Terkadang surat ini juga perlu ditranslasi terlebih dahulu ke bahasa arab lalu dilegalisasi di Kantor Catatan Sipil.
Semua dokumen tersebut terlebih dahulu akan dibawa untuk Enjaz (entri data) lalu dikumpulkan di Kedutaan Besar Arab Saudi di Jl. M.T. Haryono Jakarta. Bila mengurus sendiri umumnya visa selesai dalam 3 hingga 7 hari. Tapi dalam hal ini pihak KAUST akan sangat membantu mempercepat dan memastikan bahwa visa benar-benar akan jadi. Setelah semua dokumen lengkap dan diserahkan ke kedutaan, segera kontak pihak Government Affair KAUST via email ([email protected]) atau telepon ke 966 2 808 0970 dan Insyaallah visa akan segera jadi juga bisa segera diambil.
Untuk mempercepat proses pembuatan visa sebenarnya banyak persiapan yang sebaiknya dilakukan dari jauh-jauh hari sebelum calling visa diterima, misalnya perpanjang nama di paspor, medcheck, pembuatan SKCK, translasi dan legalisasi dokumen dan cetak foto, sehingga total waktu pembuatan visa bisa sekitar 1 hingga 2 minggu saja.
Keberangkatan
Setelah visa di tangan, segera kirimkan copynya via email ke onboarding advisor. Advisor kemudian akan mengontak seseorang sebagai relocation advisor untuk kemudian dibelikan tiket pesawat pada waktu yang ditentukan. Relocation advisor bertanggung jawab memastikan kita tiba di KAUST mulai dengan membelikan tiket pesawat hingga memesankan taksi untuk menjemput kita di bandara.
Ketika sampai di bandara, kita akan diminta untuk naik bus menuju bagian imigrasi. Di sana terdapat meja (booth) KAUST dimana kita akan dilayani khusus oleh mereka tanpa harus mengantri panjang seperti penumpang lain pada umumnya. Seseorang akan sudah menunggu di gate penjemputan atas nama kita. Dia terlebih dahulu akan mengantar kita ke Visitor Office KAUST untuk dibuatkan kartu ID sementara lalu ke bagian housing yang akan mengantarkan kita ke rumah/apartemen dimana kita akan tinggal. Setelah itu, cerita bergantung pada kita masing-masing 🙂 .
KAUST Booth di Terminal Utara King Abdul Aziz Airport.