Mengurus Visa Bekerja ke KAUST

Mengurus Visa ke KAUST, oleh Viko Ladelta (Postdoctoral Research Fellow at Polymer Synthesis Laboratory)

*Admin: Visa kerja berupa skilled imigrant sebagai peneliti di KAUST bukan pekerjaan umum.

Part 1. Agen Visa

Satu hal yang pasti akan kita temui jika bepergian ke Arab Saudi, apalagi untuk tujuan bekerja adalah menemui birokrasi yang berbelit-belit, lamban dalam melayani, acuh bernada memerintah, dan kurang efisien. Ini adalah kenyataan. Terlepas dari fakta bahwa di sanalah Islam berasal dengan dua tanah sucinya. Bukti sederhananya dapat ditemui di internet. Sedikit sekali informasi tentang syarat-syarat pengurusan visa, biayanya, lama pengurusannya hingga jenis-jenis visanya. Website kedutaan Arab Saudi di Jakarta memang sudah ditampilkan dalam dua Bahasa, tapi miskin informasi. Karena itu, biasanya pengurusan visa Saudi harus menggunakan agen. Agen inilah yang akan berhubungan langsung dengan kedutaan. Sebelum masuk ke pembahasan mengenai prosedur pengurusan visa, saya mau berbagi informasi tentang agen-agen visa Saudi yang saya ketahui. Semoga informasi ini bermanfaat untuk mereka yang ingin mendapatkan visa Saudi nantinya. Catatan redaksi: KAUST bukan tempat promosi agen visa yang ada, oleh karenanya, silakan kontak yang bersangkutan di viko.ladelta{at}kaust.edu.sa.

Part 2. Persyaratan Visa

Berdasarkan penelurusan saya di internet, tidak ada informasi yang jelas mengenai persyaratan visa ke saudi arabia. Website kedutaannya sendiri tidak menuliskan hal tersebut. Ada beberapa blog yang menampilkan persyaratan visa dari agen yang pernah mereka pakai. Masalahnya, persyaratan visa kerja, misalnya, tidak bisa disamaratakan begitu saja. Dalam hal kasus saya, postdoctoral fellow tidak serta merta sama syaratnya dengan pelaut atau yang akan kerja di industri. Demikian juga persyaratan untuk anak dan istri yang akan mengikuti kita. Saya berharap melalui tulisan ini bisa membantu rekan-rekan pembaca yang akan mengambil kesempatan postdoc di Arab Saudi. Pada prinsipnya, semakin lengkap dokumen yang kita serahkan ke kedutaan, makin lancar urusan visa kita tersebut.

Persyaratan visa untuk postdoc adalah sebagai berikut.

1. Passport yang masih berlaku, biasanya lebih dari enam bulan. Passpot ini harus  memiliki nama dengan 3 suku kata. Nama tersebut harus sesuai dengan semua identitas dan dokumen kita lainnya seperti ijazah, KTP, KK, dan SIM. Jika nama asli kita hanya 2 suku kata, maka bisa diminta penambahan nama passport di kantor imigrasi. Saya melakukan penambahan nama di kantor imigrasi kelas 1A padang dengan membayar uang kalau tidak salah 20 ribu untuk membeli surat pernyataan permintaan penambahan nama. Tambahan nama yang diajukan adalah nama asli kita bin nama ayah. Penambahan nama tersebut akan dituliskan di halaman catatan pengesahan (endorsement) pada passport sehingga untuk semua urusan kita selanjutnya halaman ini harus selalu disertakan.
2. Ijazah S1, S2 dan S3. Untuk ijazah S1 dan S2 di Indonesia biasanya sudah ada yang berbahasa inggris. Jika belum berbahasa inggris maka harus diterjemahkan dulu oleh penerjemah tersumpah ke bahasa arab dan dilegalisir di departemen luar negeri, DIKTI dan departemen hukum dan HAM. Terakhir dilegalisir ke kedutaan Arab Saudi. Untuk ijazah S3 saya, meski telah berbahasa inggris, tapi karena diterbitakn oleh kampus di luar Indonesia (Osaka Univesity Jepang), maka harus dilegalisir dulu di kedutaan Arab Saudi Tokyo dan departemen luar negeri Jepang di Tokyo. Untuk legalisir ini kita bisa menggunakan jasa agen tertentu yang memang ditunjuk resmi oleh konsul dan atase kebudayaan kedutaan arab saudi di Jepang. Pertama, hubungi dulu pihak agen di Jepang (namanya Cutbell International Legal Office) dan sampaikan kebutuhan kita. Ijazah untuk postdoc diminta untuk dilegalisir oleh konsuler (consular section) dan atase pendidikan dan kebudayaan (educational and cultural section) Arab Saudi Tokyo. Setelah itu mereka akan membuatkan invoice biaya jasa tergantung pada berapa lembar dokumen yang akan di legalisir. Pihak agen kemudian akan meminta kita menghubungi kampus kita di Jepang untuk menerbitkan surat keterangan lulus terbaru (certificate of graduation) dan mengirimkannya langsung ke alamat Cutbell di Tokyo. Ketika Cutbell sudah mengirinkam semua dokumen yang diperlukan ke kedutaan Saudi, pihak kedutaan akan melakukan konfirmasi langsung ke fakultas yang menerbitkan certificate of graduation tentang keaslian dokumen tersebut. Biasanya legalisir ini selesai dalam 3 hari termasuk cap dari deplu jepang. Hasilnya akan dikirim dengan kurir sesuai yang kita minta. Ada 3 pilihan, EMS, DHL atau fedex. Pembayaran jasa agen yang paling nyaman adalah dengan meminta teman di Jepang untuk mentransfer sejumlah uang ke rekening Cutbell melalui akun JP Bank mereka atau kita harus membayar melalui transfer internasional.
3. Jika kita akan membawa anak dan istri, maka diperlukan surat nikah dan akte kelahiran anak. Kedua dokumen ini harus diterjemahkan ke bahasa Arab oleh penerjemah tersumpah, kemudian dilegalisir di depkumham dan deplu. Semua proses ini bisa diserahkan ke lembaga penerjemah seperti comdengan membayar sejumlah uang. Setelah prosesnya selesai, dokumen dilegalisir kembali di kantor yang menerbitkan surat nikah (KUA) tempat kita menikah dan catatan sipil yang menerbitkan akte kelahiran anak. Terakhir dokumen dilegalisir ke kedutaan Saudi di Jakarta.
4. Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK). Bisa didapatkan dari POLDA masing-masing. Tidak harus yang diterbitkan oleh mabes POLRI karena terbitan POLDA sekarang sudah dua bahasa. Pengurusannya juga cepat dan syarat-syaratnya jelas. Bila semua dokumen lengkap kita bisa mendapatkan SKCK ini kurang dari 1 jam.
5. Kartu keluarga (KK).
6. Calling visa dan Power of Attorney Letter. Keduanya didapatkan dari kampus yang mengundang di Arab Saudi. dokumen ini dikirim via email setelah kita selesai medical checkup GAMCA dengan hasil fit. Print kedua dokumen tersebut untuk disubmit ke kedutaan.
7. Medical checkup GAMCA. GAMCA adalah organisasi khusus yang bertindak sebagai operator medical checkup bagi mereka yang ingin bekerja di negara-negara GCC. GAMCA menaungi sejumlah klinik yang semuanya berlokasi di Jakarta, dan ada satu di Surabaya. Medical checkup harus dilakukan di salah satu klinik yang dinaungi GAMCA, artinya harus datang sendiri ke Jakarta. Pertama mendaftar ke GAMCA di gedung STIKES Binawan Jl. Kalibata Raya 1 Jakarta Selatan. Dari sana data kita akan diinput ke komputer mereka lalu kita akan diarahkan untuk checkup di klinik yang mereka tunjuk. Ini tergantung keberuntungan, karena ada klinik yang bobrok dan jelek pelayanannya tapi ada juga yang bagus dan professional. Saya beruntung dapat klinik yang bagus dan dekat dengan kantor GAMCA, yaitu klinik Amalia  di jalan Sartika. Hasil dari medical checkup bisa diketahui esok harinya sekitar jam 10 dengan menelpon atau sms WA ke nomor klinik Amalia. Jika hasil kita fit, bisa langsung datang untuk mengambil hasilnya. Yang mereka serahkan adalah copy carbon berwarna kuning. Kertas ini, bersama semua semua dokumen lainnya harus dibawa ke kantor enjaz online bijac di sebelah kedutaan Saudi untuk dienjaz online. Setelah online kita akan menerima selembar kertas keterangan bahwa semua data kita sudah dionlinekan. Mintalah 2 lembar kertas ini dan bawa salah satunya ke klinik Amalia untuk mengambil hasil medical chekup yang asli yang akan diserahkan ke kedutaan. Biaya medical checkup untuk satu orang adalah 1 juta rupiah.
8. Surat kontrak dengan kampus di Saudi. Surat ini dikirim via email oleh kampus yang bersangkutan, jadi tinggal di print saja.
9. Pass photo berwarna (warna apa saja), ukuran 4×6 4 lembar.

Semua dokumen yang disebutkan, asli dan foto copynya diserahkan ke kedutaan setelah kita enjaz online di kantor bijac. waktu untuk penyerahannya mulai 9.30sampai 12.30. setia harinya ada banyak pelamar visasehingga antrian di sepanajang trotoar depan kedutaan bisa panjang sekali. datanglah lebih awal agar dapat urutan depan.

Part 3. Tahapan Pengurusan Visa

Semua dokumen yang disebutkan pada posting terdahulu harus di enjaz (entry) online di kantor enjaz online bijac. Dokumen-dokumen tersebut harus di serahkan asli dan foto copynya. Petugas bijac akan memeriksa kelengkapan dokumen kita dan menanyai jenis visa yang ingin kita urus. Jika menurut mereka semua dokumen yang ibutuhkan suah lengkap, baru mereka akan melakukan enjaz online. Kita akan diminta membayar 1,3 juta rupiah tunai dan menunggu sekitar 15 menit. Setelah mereka selesai melakukan enjaz. Semua dokumen kita akan dikembalikan beserta selembar print out hasil enjaz online yang berisikan data-data pokok kita dengan barcode di sudut kiri atas. Barcode inilah yang menjadi kode identifikasi dari semua data yang kita akan masukan ke kedutaan. Barcode ini juga yang harus diperlihatkan ketika mengambil hasil asli medical checkup (lembaran berwarna putih) di klinik yang sudah kita datangi. Ambillah hasil medical checkup segera setelah enjaz online di Bijac.

Perlu diketahui, waktu untuk penyerahan dokumen permohonan visa setiap hari kerja mulai 09.30 sampai 12.30 WIB. Setiap harinya ada banyak pelamar visa sehingga antrian di sepanjang trotoar depan kedutaan bisa panjang sekali. datanglah lebih awal agar dapat urutan depan. Sebelum masuk ke kedutaan kita akan menemui pengamanan berlapis mulai dari luar pagar antrian, pintu gerbang security, metal detector dan pemindaian sinar-X hingga pemeriksaan ID. Saya kurang pasti mengenai berapa lama setelah kita memasukkan dokumen ini visa kita bisa dapatkan karena waktu itu saya melewati jalur khusus. Ada yang bilang 1 hari, tapi kebanyakan mengatakan 3 hari. Ini bisa ditanyakan langsung ke petugas di kedutaan.

Jalur khusus.

Ini adalah privilege yang diberikan untuk keluarga yang akan mengikuti kita pindah ke KAUST. Menurut aturan yang berlaku, istri dan anak dari orang yang akan bekerja di Arab Saudi baru bisa datang ke Saudi setelah sang suami datang lebih dulu ke Saudi dan mendapatkan Iqama/resident card Saudi. Sebab untuk datang ke sana harus ada sponsor/pengundang, sementara perusahaan atau tempat kita bekerja hanya bisa mengundang orang yang dipekerjakannya. Ini artinya yang bisa mengundang anak dan istri adalah suami, dengan syarat telah memiliki iqama Saudi.

Hal yang berbeda berlaku di KAUST. Jika kita menyampaikan bahwa kita inign datang bersama keluarga, KAUST akan mengeluarkan undangan (calling visa) untuk atas nama kita disertai keterangan datang bersama keluarga. Pada kenyataannya undangan seperti ini masih belum bisa digunakan untuk mengurus visa anak dan istri di kedutaan Saudi Jakarta karena dianggap tidak resmi. Di sinilah nanti KAUST akan bertindak melalui KAUST embassy relations teamnya untuk melobi langsung ke konsul/wakil konsul di kedutaan. Sepertinya lobi pihak KAUST ini memang sangat powerful, terbukti setelah itu pihak kedutaan mengeluarkan izin khusus untuk saya dapat masuk ke gedung kedutaan, bertemu dengan sekretaris konsul dan wakil konsul, mempersilahkan saya untuk mengenjaz dokumen-dokumen milik istri dan anak di Bijac, kemudian memberikan persetujuan untuk pencetakan visa di passport istri dan anak saya. Semua proses ini sebetulnya bisa selesai satu hari, bisa ditunggui. Hanya saja waktu itu saya terlambat memasukkan hasil medchekc yang asli sehingga visa istri dan anak baru dikeluarkan keesokan harinya. Selama proses itu saya mendapat perlakuan yang ramah dari pihak kedutaan. Alhamdulillah, memang rezeki kami untuk berangkat bersama.